スーツを着た女性ビジネスマナーで言葉でいうのは簡単だけど、ポイントとかあるのかな。
結論からお伝えしますと、ビジネスマナーにも抑えておくべきポイントは存在します。
ビジネスでは、いかに相手に良い印象を与えられるかが重要です。そうはいっても、数あるビジネスマナーすべて覚えることは決して簡単ではありません。
そこで本記事では、ビジネスマナーでとくに大切なことを5つに分けてご紹介していきます。
・ビジネスマナーで大切なこと
・社会人として大切なビジネスマナー
・社外でのビジネスマナー
ビジネスマナーを習得するのに特別なスキルは必要ありません。単に知っているか、知らないかの違いで相手への印象を大きく変えることができます。
エコみどり今回はすぐに実践できる内容をご紹介していきますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
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ビジネスマナーで大切なことは相手に対する敬意
ビジネスマナーでの目的は「相手に不快感を与えない」ことです。まずは、ビジネスマナーにおける基本的な3つの要素についてご紹介していきます。
心から相手に敬意を払う
当たり前の話ですが、眼の前の相手に対して経緯を持って接することが前提です。
とくに敬意や気遣いというものは目で見ることはできません。些細な言葉遣いや仕草、立ち居振る舞いによって相手に伝わるものです。
最初のうちは細かいビジネスマナーを覚えていなくても大丈夫です。相手への思いやりを持つことがなによりのビジネスマナーとなります。
誰に対しても敬語を使う
次に大切なのは言葉遣いです。乱暴な言葉やタメ口などは当事者でなくとも、聞いていて不快に感じることもあります。
たとえば、クライアントが年下の場合もありますし、仲のいい同僚と訪問する場合もあるでしょう。その場合、うっかりタメ口で話すことのないようにしてください。
上司から部下、後輩に対してはタメ口を使うシーンもありますが、ビジネスの場においては誰に対しても敬語を使うのを忘れないようにしましょう。
敬意を態度で示す
いつも自分がお客様のところに訪問するとは限りません。
場合によっては、自分がお客様や営業の方、業者の方を迎え入れるときもあるでしょう。そのときに自分の会社が発注している、お金を払っているからと言って横柄な態度は絶対に取ってはいけません、取る必要もありません。
社外の人と接するときは「自分は会社の顔である」という意識をもって敬意を示すことが大切です。
社会人として大切なビジネスマナー5選
ここでは、社会人として大切なビジネスマナーをピックアップしてご紹介していきます。具体的には以下の5つです。
- 身だしなみを清潔に整える
- ビジネスメールの型を覚える
- 報・連・相をする
- 5分前行動で時間を守る
- デスク周りや職場を清潔に保つ
順番に見ていきましょう。
1.身だしなみを清潔に整える
ビジネスの世界では、見た目も大切な要素です。
メラビアンの法則という心理学の理論によれば、人は見た目から得る情報を特に重視します。
だからこそ、きちんとした身だしなみを心がけることで、「清潔で上品な人」という好印象を相手に与えることができ、良好な人間関係を築く手助けになります。
話す内容や声のトーンも大切ですが、見た目の印象はとても重要な部分を占めているのも事実。成功している人たちが身だしなみに気をつけているのも、このためです。
なお、ビジネスマナーにおける身だしなみについては以下の記事で詳しく解説をしています。
2.ビジネスメールの型を覚える
ビジネスメールはコミュニケーションの基礎であり、適切な型があります。
メールを送る相手を指定します。受信者が複数いる場合もあるので、それぞれのアドレスを正しく入力し、必要に応じてCc（カーボンコピー）またはBcc（ブラインドカーボンコピー）を適切に使用しましょう。
メールの内容を簡潔に示すもので、その重要性を適切に伝えることが重要です。具体的で明確な件名を使用することで、受信者がメールの優先順位を決めることができます。
礼儀正しく、敬意を持って始めることが大切です。挨拶は相手との関係性、メールの内容、そして業界の慣習によって異なる場合があります。
ここでは伝えたい情報を明確に、簡潔に述べます。短いパラグラフや箇条書きを使って読みやすさを保つことも重要です。
メールの終わりには、礼儀正しく、敬意を示す結びの言葉を使用します。この部分も相手との関係性、メールの内容、そして業界の慣習により異なる場合があります。
自分の名前、役職、連絡先情報を含めます。これは受信者があなたに連絡を取るための重要な情報を提供します。
必要な資料がある場合は、添付します。ファイル名をわかりやすくし、本文内で添付ファイルについて言及することが重要です。
また、ビジネスメールにおいては「誤字脱字」や「誤送信」が最も失礼な行為とされています。誤送信はプライバシーの侵害や重要な情報の誤った共有を引き起こす可能性もあるので十分に注意しましょう。
3.報・連・相をする
新入社員の場合は、とくに意識したいのが「報連相」。
「報連相」は、ビジネスコミュニケーションの基本的なルールで、とくにチームや組織内で情報を共有する際に非常に重要です。内容について、改めておさらいをしておきましょう。
自分の仕事の進行状況や結果、重要な出来事などを上司や関係者に伝えることです。これにより、全員が同じ認識を持ち、必要なアクションを取ることができます。
予定の変更、会議の日程、重要な決定など、他のメンバーが知っておくべき情報を共有することです。これによりチーム内での認識のズレや、予期せぬトラブルを防ぐことができます。
問題や課題が生じた時、または意思決定が必要な時に、上司や他の関係者と話し合うことです。適切な意見やアドバイスを得て、より良い解決策を見つけることもできます。
報連相の原則を守ることで、組織内の情報共有がスムーズに行われ、仕事の効率と質を向上させることができます。上司から信頼を得るためにも、身につけたいビジネスマナーのひとつです。
4.5分前行動で時間を守る
遅刻は相手にストレスを与えるだけでなく、信頼関係を壊してしまう可能性もあります。遅刻を避けるには、時間管理を徹底する心がけが必要です。
たかが遅刻と思うかもしれませんが、相手の時間を奪っているということを忘れてはいけません。
たとえば、ミーティングで遅刻した場合、他の参加者は遅刻者を待つ時間が無駄になりますし、話の途中から参加すると、重要な情報を見逃すこともあります。
そのため、ビジネスでは時間をしっかり管理し、余裕をもって行動しましょう。
5.デスク周りや職場を清潔に保つ
デスク周りが汚いと、職場の雰囲気や他の人々への印象を悪くします。その反対に、清潔なデスクは効率的な仕事を支え、良いイメージを与えます。
デスクが汚いと仕事の効率が落ちたり、重要な書類を見つけられなくなる可能性があります。また、他の人が見たときに「この人は自己管理ができない」と思われるかもしれません。
たとえば、デスクが散らかっていれば、必要な書類を探すのに時間を無駄にしたり、会議の準備が遅れたりすることもあるでしょう。また清潔なデスクは、思考をクリアにし、効率的な作業を可能にします。
ですので、デスクを整理整頓し清潔に保つことで、自身の仕事の効率を上げ、他人からの印象も良くすることができます。
社外向け｜意外と差がつくビジネスマナー3選
最後に、社外におけるビジネスマナーについて解説をしていきます。「会社訪問時」「名刺交換時」「お礼メール」の3つの切り口でご紹介していきますので、自信のないところはとくにチェックをしておきましょう。
会社訪問のビジネスマナー
会社訪問時のマナー違反は、大きく分けて以下の5つです。
社会人として最も失礼な行為で、相手の信頼を損ないます。早すぎる訪問も避け、約束の時間の10～15分前に到着しましょう。
清潔でビジネス適応の服装が重要です。外見は第一印象を決定付け、シワや汚れのない服装、適切なサイズ感、ビジネスに適した鞄や靴が求められます。
明るくはっきりした挨拶は信頼を得る手段です。しかし、敬語の誤用や相手の立場の誤解はマナー違反となります。
必要なものを忘れると、不注意と見られる可能性があります。事前の確認と準備が重要です。
突然の訪問は相手の予定を妨げ、不快感を与える可能性があります。訪問前には必ず連絡をしてアポイントを取るようにしましょう。
これから会社訪問が増えそうな人は、上記の5つは最低限、抑えておいてください。
名刺交換のビジネスマナー
名刺交換にも正しいマナーがあります。
最初に必要な枚数の名刺を準備し、相手が見やすいように名刺を渡します。交換する際は常に相手の顔を見て、丁寧な言葉を使いましょう。
立場が下の人から先に名刺を渡すというルールは、同時交換の場合でも変わりません。
名刺を受け取った後は、テーブル上に並べておき、打ち合わせが終わったら名刺入れに丁寧にしまいましょう。
名刺交換の基本的なやり方は以下の記事で詳しく解説をしています。ぜひ、参考にしてみてください。
名刺交換後のお礼メールのビジネスマナー
名刺交換後のお礼メールを送る際には、次の4つのポイントに注意すると効果的です。
1.お礼メールは当日中に送ることが理想です。翌日でもよいのですが早い方が印象に残りやすいです。遅れた場合は、遅くなったことを謝罪する一文を含めると良いでしょう。
2.メール内で、交換当日の会話や受けた情報について興味を示すと良いです。ただし、内容はあまりにも深く踏み込みすぎない程度に抑えることが大切です。
3.メールは簡潔にまとめ、相手が一目で内容を把握できるようにすることが望ましいです。
4.返信の必要性を伝えず、「返信不要」を明示すると、相手に余計な負担をかけずに済みます。
お礼メールの送り方や例文については、下記の記事で詳しく解説をしています。
まとめ
今回は、ビジネスマナーでとくに大切なことを5つに絞ってご紹介しました。
おさらいをすると以下のとおりです。
- 身だしなみを清潔に整える
- 誰に対しても敬語を使う
- ビジネスメールの型を覚える
- 報・連・相をする
- 5分前行動で時間を守る
- デスク周りや職場を清潔に保つ
巷にあるさまざまな情報をかいつまんでいくよりも、今回ご紹介した5つを抑えておけば間違いありません。
今回ご紹介したビジネスマナーを身につけて、相手に良い印象を残していきましょう。
