複数人での名刺交換マナーは目下の人からが基本！印象に残るコツも伝授

近日中に複数人と名刺交換する機会があり、不安を抱えていませんか？

言葉遣いなどが丁寧であっても、名刺交換においてのマナーを間違えてしまうとイメージダウンになってしまいます。

名刺交換の基本は必ず押さえておこう

 
名刺交換はビジネスではよくあるシーンですが、慣れていない場合は緊張するかもしれません。

しかし、名刺交換のマナーを覚えておけば、一人でも複数人とでも、スムーズに行えるようになります。

通常は、相手のところへ挨拶に行く側が先に名刺交換を始めます。

もし、相手から先に名刺交換を持ちかけられた場合は、「申し遅れました」と一言添えて名刺を渡しましょう。

また、複数人での名刺交換の際には、挨拶に行った側から交換を始めるのが基本です。

特に、仕事を依頼する側の場合、役職が高い人から順に交換することがポイントです。

たとえば、以下のような順序で名刺を交換します。

自分が部下の立場の場合、相手方の上司に対して先に名刺を出すのは失礼にあたるので注意が必要です。

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【ビジネスマナー】名刺交換はどちらが先？基本を抑えて好印象を獲得 - こだわりの名刺作成・印刷なら エコ... ビジネスにおいて名刺交換は欠かせません。この記事では新社会人やはじめて名刺を交換する人のために、名刺交換の手順やマナー違反について紹介します。意外と差がつく部分...

複数名で名刺交換する際の3つの注意点

 
複数名で名刺交換する際は以下の3つに注意しましょう。

ビジネスシーンで名刺交換を複数人でする場合は、特にマナーを意識しましょう。

自社が複数名で先方が一人の場合は自社の上司から名刺交換する

自社が複数名で先方が一人の場合は、自分たちの会社の上司が先に相手と名刺を交換するのがマナーです。

たとえ自分たちの会社からは2人で挨拶しに行って、相手が1人だけであっても、名刺を交換する時の礼儀は変わりません。

これは、日本の仕事の場では年齢や役職による序列を重んじる文化が根強いからです。

自社のメンバーが複数人いる時も、一斉に名刺を交換するのではなく、順番に名刺交換をしましょう。

また、相手にプレッシャーを感じさせない配慮が必要です。

相手が名刺を受け取るのに適したタイミングを見計らい、上司が名刺交換を終えたら、少し間を空けてから自分の名刺交換を始めるようにしましょう。

自社が一人で先方が複数の場合は自分から交換する

自社が一人で先方が複数人の場合、自社から名刺を交換するが一般的です。

名刺を交換するときの順序は、まず自分たちの名刺を相手の上司に渡し、次に相手の部下に渡します。

このとき、相手から名刺を受け取ったら、すぐにしまわずに、その名刺に記載されている名前や役職をしっかりと確認しましょう。

そして、可能であればその場で「〇〇様、本日はどうぞよろしくお願いします」と名前を呼んで挨拶すると、好印象を与えられます。

2対2など人数が同じ場合はそれぞれが同時に交換しても良い

名刺交換をする際には、自分たちの会社が仕事を依頼される立場であることを忘れずに、礼儀作法を守りましょう。

そのため、自分たちの会社から名刺を交換するのが基本です。

交換する順番は、以下のとおりです。

ただし、参加者がそれぞれ2人ずつの場合は、通常の2番目と3番目の交換を同時に行っても問題ありません。

また、複数名が同時に名刺交換する場合は立ち位置に注意が必要です。

位置によっては、手が交差するなど、相手と向き合って名刺交換できない可能性があります。

スムーズな名刺交換を心がけるためにも、可能であれば一人ずつ順番に交換するのがおすすめです。

特殊なシチュエーションの名刺交換パターン3選

 
現在は交流会で複数名と一度に会うなど、ビジネスシーンが多様化しています。

またIT技術の発達により従来の方法以外の名刺交換があります。

特殊なシチュエーションの名刺交換パターンは以下の3つです。

順番に解説していきます。

立食パーティの場合は基本1対1で交換する

立食パーティーでの名刺交換は、たくさんの人が集まっているときよりも、テーブルのそばで行うのが好まれます。

もし、テーブルから離れた場所で声をかけられたら、「テーブルのそばでお話ししませんか」と提案して、そちらへ移動しましょう。

テーブルの近くで名刺交換をする理由は、食べ物や飲み物を手に持ったままではなく、テーブルに置いてから名刺交換をするためです。

立食パーティーならではの特別なマナーなため覚えておきましょう。

名刺を交換する順序や方法は、1対1と同様の手順です。

外国人に対しては必ずしも名刺交換にこだわらない

ビジネスの場で名刺を交換する際に、相手の名刺を丁寧に扱う行為は、日本独自の伝統的な文化です。

しかし、多くの外国の方々は名刺交換を日本のように重要視していない場合が多いです。

多くの外国人にとって名刺は、単なる連絡先が記された「メモ」や「物品」と同じ扱いなのです。

そのため、日本独特の名刺交換のマナーを外国の方に押し付けると、嫌がられる可能性があります。

たとえば、アメリカではビジネスシーンで相手の目を見て握手するのが礼儀とされています。

国際的なビジネスの場では、名刺交換にこだわらず、TPOに合った方法で連絡先を交換しましょう。

オンライン会議ならデジタル名刺で一気に送る

リモート勤務のため、オフラインでクライアントと名刺交換をしない場合は、デジタル名刺を利用しましょう。

デジタル名刺であれば、オンライン会議の前にデータとして名刺を送付できます。

また、対面の場合でも同じデジタル名刺アプリを使っている人同士なら、アプリ内で簡単にデータを交換したり、名前で検索して情報を共有したりできます。

グループ機能があれば、一度に複数の人に情報送信が可能です。

もし相手が異なるアプリを使っていたとしても、自分の名刺情報が載っているウェブサイトのURLやQRコードを見せれば、相手はそれを使って情報を得られるため名刺交換ができます。

複数名の名刺交換で印象に残す2つのコツ

 
交流会などで印象を残して、少しでもビジネスチャンスを広げる方法が知りたい方は多いかもしれません。

ここからは、複数名の名刺交換で印象に残すコツを2つ紹介します。

順番に解説します。

自分の名前をはっきりと伝える

名刺を交換する時、特にたくさんの人と同時に行う場合、背景の雑音や自身の声が小さくて、名前が聞き取りにくあります。

自分の名前を大きな声ではっきりと伝えると、相手の印象に残りやすいです。

以外にも、ほとんどのビジネスマンが自分の名前をはっきりとはいえません。

そのため、相手に聞き取りやすい声で話すだけでも差別化ができます。

たとえば、「○○株式会社の○○です」と大きな声で伝えると、相手は「この人は印象に残る」と感じるでしょう。

反対に、名前が伝わらないと、名刺交換は単なる形式的な儀式といえるでしょう。

ほんの少し声を意識するだけで相手に良い印象を与え、ビジネスチャンスが広がります。

完璧なビジネスマナーで好印象を与える

ビジネスマナーを完璧に習得しておくと、他のビジネスマンよりも圧倒的に相手に良い印象を与えられます。

たとえば、デキるビジネスマンは以下の6つの作法を抑えています。

また、社外でのビジネスマナーとして、会社訪問時の適切な行動、名刺交換の正しい方法、お礼メールの送り方が挙げられます。

ビジネスマナーを完璧に実践すると、クライアントとの信頼関係の構築につながります。

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まとめ

 
名刺交換はビジネスの場で重要な作法の一つです。

ただ情報を交換するだけでなく、相手に対する敬意を表す行為でもあります。

特に複数人が関わる場合、目上の人を優先して名刺を交換するのが礼儀です。

そのため、事前に相手の役職や地位を調べ、準備を整えて訪問することが大切です。

また、相手への敬意を示す行動も忘れてはいけません。

どちらかが欠けると、相手に良い印象を与えることは難しくなります。

役職や地位に捉われず、常に敬意を持った行動が大事です。

名刺交換におけるビジネスマナーを習得し、お互いに心地よい関係を築いていくことを心がけましょう。