スーツを着た女性名刺を忘れてしまった場合、郵送してもいい？
スーツを着た男性名刺を郵送する場合、注意すべきことはある？
日本のビジネスシーンでは、初対面の相手と名刺交換をするのが基本です。
しかし、名刺を忘れてしまった場合など、シーンによっては名刺を郵送する必要があります。
そこで本記事では、名刺を郵送する必要があるシーンや郵送する際のマナー、郵送以外で名刺を渡す方法をご紹介します。
・名刺を郵送する必要があるシーンとは？
・名刺を郵送する際のマナー
・郵送以外で名刺を渡す方法
エコみどりビジネスマナーの1つとして、ぜひ最後まで読んでみてください。
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名刺を郵送する必要があるシーンとは？
名刺を郵送する必要があるのは、大きく以下2つのシーンです。
- 名刺を忘れてしまった場合
- 面識のない相手に書類を送付する場合
それぞれ見てみましょう。
名刺を忘れてしまった場合
名刺を常に持ち歩いておくのはビジネスマンの基本ですが、名刺が切れていることに気づかずにいたり、急な名刺交換で持ち合わせていないなど、その場で名刺交換ができないこともあるかもしれません。
本来は相手の顔を見て直接やり取りするのがマナーですが、名刺を忘れてしまった場合は、相手に断られない限り郵送するのが最善です。
ただし、挨拶をする際は名刺を持ち合わせていないことを素直にお詫びする必要があります。
「名刺を切らしておりまして」のようにお詫びをし、口頭で会社名や名前を伝えるようにしましょう。
また、別れ際に自分の名前や連絡先を書いたメモを渡しておけば、連絡が必要な場合でもスムーズにやり取りできます。
忘れてしまっても焦らずに、後日郵送する旨を丁寧に伝えましょう。
面識のない相手に書類を送付する場合
取引先などに書類を郵送する際、相手の担当者が面識のない方であれば、名刺を同封する必要があります。
絶対ではありませんが、名刺を同封しておけば担当者が誰なのか一目で分かり、丁寧な印象を与えられるでしょう。
名刺を郵送する際のマナー
実際に、名刺を郵送する際のマナーをご紹介します。
なるべく早く郵送する
名刺交換ができず、相手に郵送すると伝えた場合は、なるべく早く郵送するようにしましょう。
郵送すると伝えたのにも関わらず、なかなか届かないとなれば、相手から「いい加減な人」と印象が悪くなってしまいます。
打ち合わせなどが終わり会社へ戻ったら、できるだけ当日中に郵送するようにしましょう。
当日が難しい場合でも、次の日には必ず郵送してください。
送付状を同封する
相手に対して名刺や書類を郵送する場合は、必ず送付状を同封するようにしてください。
名刺や書類だけで郵送すると、相手に対して失礼にあたり印象が良くありません。
送付状の例文は以下です。
〇年〇月〇日
〇〇株式会社
△△様
拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼を申し上げます。
さて、早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。
よろしくご査収くださいますよう、お願い申し上げます。
敬具
記
同封書類 〇〇：〇通
△△株式会社
氏名
他にも、送付状にはさまざまなタイプがあるため、使いやすいものを選んで使用してください。
基本的にパソコンで作成し、印刷したものを使用しますが、手書きでも問題ありません。
名刺を忘れて郵送する場合は、送付状に加え詫び状も必要です。
次項で詳しく見てみましょう。
詫び状を同封する
名刺を忘れたなどの理由で名刺交換ができず郵送する場合は、詫び状を同封する必要があります。
詫び状の例文は以下です。
〇〇株式会社
△△様
拝啓
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
短い時間ではございましたが、非常に有意義な時間を過ごすことができました。
その節には、私の不手際で名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。
あらためて名刺を同封させていただきましたので、ご確認いただけますと幸いです。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
△△株式会社
氏名
詫び状は、可能であれば手書きで作成するのが良いでしょう。
とくに、相手が目上の方であったり、マナーを重んじる方の場合、手書きの方が印象が良くなることもあります。
手書きが難しい場合は、パソコンで作成し印刷したものでも構いませんが、状況に応じて使い分けてください。
名刺は書類に留めておく
名刺を郵送する際、そのまま封筒に入れてしまうと名刺が底に落ちてしまいます。
取り出しにくいだけでなく、他の書類と紛れて紛失してしまう可能性もあるため、必ず書類の右上あたりにクリップなどで留めるようにしましょう。
ホチキスで留めると、名刺に穴があいてしまうため使用しないでください。
穴の空いた名刺を相手に渡すのは失礼にあたります。
名刺をクリップなどで留めて封筒に入れる際は、以下の順番で入れると良いでしょう。
送付状→名刺→詫び状（名刺は詫び状に留める）
送付状→名刺→書類（名刺は書類に留める）
どちらの場合も、封筒から中身を取り出したとき、一番に送付状が見えるようにするのが基本です。
封筒に決まりはないので、郵送する名刺や書類に合ったサイズのものを使用してください。
普通郵便で郵送する
郵送する際、基本的に普通郵便で送付します。
できるだけ早く届けたい場合や郵送の記録を残しておきたい場合は、速達や特定記録などのオプションサービスを利用しても良いですが、郵送の方法で印象が変わるようなことはあまりないでしょう。
料金も高くなってしまうため、普通郵便で構いません。
名刺を郵送以外の方法で渡すには
名刺を忘れたり、切らしていて名刺交換ができなかった場合、郵送以外で名刺を渡す方法もあります。
なかには、「わざわざ郵送しなくても大丈夫ですよ」といわれることもあるため、郵送以外の方法も覚えておきましょう。
メールでオンライン名刺を送付する
郵送を断られたりメールでの送付を依頼された場合、オンライン名刺をメールで送付する方法もあります。
メールで送付する際も、郵送時と同じくお詫びの言葉を添えるようにしましょう。
近年、名刺管理ソフトなどを利用して取引先の情報を管理をしている企業が増えています。
紙の名刺を郵送するよりも、オンライン名刺をメールで送付した方がかえって都合が良い場合もあるため、相手に合わせて対応を変えてください。
別のタイミングに直接渡す
「次回お会いするタイミングで構いません」などと相手からいわれた場合、打ち合わせで再度お会いするときや、近くまで行ったときに立ち寄るなど、直接渡す方法もあります。
名刺は、相手の顔を見て渡すのが礼儀なので、急いでいない場合は直接渡すと良いでしょう。
郵送やメールよりも、直接会ってお詫びしてから名刺を渡す方が、より真摯な姿勢が伝わります。
まとめ
本記事では、名刺を郵送する必要があるシーンや郵送する際のマナー、郵送以外で名刺を渡す方法をご紹介しました。
名刺は直接交換することがほとんどなので、郵送時のマナーを知らない方は意外と多いでしょう。
しかし、名刺を忘れたり書類と同封するなど、郵送が必要になるシーンもあります。
相手に失礼がないように、名刺を郵送する際のマナーも覚えておきましょう。
