相手から受け取った名刺に、メモ書きをしてもいいの？
日々多くの人と名刺交換をするビジネスマンの場合、相手のことをなかなか覚えられなくて悩んでいる方もいると思います。
名刺を見ても、「この人誰だったかな」と思い出せないこともあるのではないでしょうか。
そこで役に立つのが、名刺へのメモ書きです。名刺に受け取った日付や相手の特徴、会話の内容といったエピソードをメモしておけば、印象に残って覚えやすくなります。
しかし、名刺は持ち主の分身とも言うように、本来は綺麗な状態で保管すべきアイテムであるため、扱いには注意が必要です。
そこで本記事では、相手の名刺にメモを取るときのマナーや注意点、自分の名刺にメモ書きする際のポイントと活用方法をご紹介します。
- 相手の名刺にメモ書きをするときのマナー
- 自分の名刺にメモ書きするときのポイント
- メモ書きした名刺の活用方法3選
この記事を読むと、名刺にメモ書きをするときのコツと有効活用する方法がわかりますよ
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相手の名刺にメモ書きするときに押さえたいマナー3つ
しかし、商談内容や相手と
では、ビジネスシーンで貰った名刺にメモ書きをするときには、どのようなマナーに気を配ればいいのでしょうか。
ここでは、相手の名刺にメモ書きするときに押さえたいマナーを、以下の3つ紹介します。
- 交換したその場で名刺にメモ書きをしない
- 訂正を求められた場合は相手の前で書き込んでもよい
- その場で記録したいことがある場合は別紙にメモ書きをする
効果を発揮させるためにも、大きく以下3つののポイントを意識しましょう。
1.交換したその場で名刺にメモ書きをしない
名刺にメモ書きをする場合には、名刺交換をしたその場で記入するのは避けましょう。
名刺は相手の分身ともいえる重要なビジネスアイテムです。
そのため、名刺を受け取った直後に何の断りもなくメモを書き込む行為は、相手に失礼な印象を与えかねません。
例えば「この人は礼儀に欠ける」と思われてしまうと、その後のビジネスにも悪影響を及ぼしてしまいます。
相手の名刺にメモ書きをすること自体は問題ありませんが、目の前で行うのは避けたほうが無難です。
名刺にメモ書きをするタイミングは、商談や会議が終わって会社や自宅に戻ったときです。
2.訂正を求められた場合は相手の前で書き込んでもよい
相手の目の前で名刺にメモ書きをしてもよいケースは、内容の訂正を相手から求められた場合です。
たとえば、「メールアドレスが一部間違っているので、修正をお願いしてもよろしいですか？」と依頼されるなどのケースが当てはまります。
ただし、その際にもマナーを忘れないようにしましょう。
「恐れ入りますが、こちらの情報を訂正してもよろしいですか？」などと一言断りを入れることで、相手に不快感を与えずに済みます。
また、訂正の仕方にも注意が必要です。丁寧に書き込んで、余計なことは書かずに必要最低限の情報だけを加えましょう。
3.その場で記録したいことがある場合は別紙にメモ書きをする
打ち合わせ中や商談中など、どうしても相手の前でメモ書きが必要になったときには、名刺ではなく別用紙に書き込みましょう。
メモ帳やノート以外にも、スマートフォンのメモ機能などを活用する方法もあります。
例えば、相手の名前の読み方や、特別な要件を記録する場合には、名刺を保管した上で、別の場所にメモを残します。
一手間を惜しまず行動することが、相手との信頼関係を築くためには重要です。
相手の名刺にメモ書きするときのポイント
商談後に貰った名刺にメモを残す場合には、どのようなことに気を配る必要があるのでしょうか。
相手の名刺にメモ書きをするときのポイントには、以下の3つがあります。
- メモは簡潔にまとめて書く
- 帰社後にメモ内容を整理する
- プライベートな情報の書き込みは避ける
それぞれのポイントを、詳しく見ていきましょう。
1.メモは簡潔にまとめて書く
メモ書きする場合は、簡潔にまとめて書きましょう。
たとえば、名刺交換した日付や打ち合わせの内容、相手の特徴などを以下のようにまとめます。
- 〇月〇日、セミナー、メガネをかけている
- 〇月〇日、商談、次回資料を持参
次回の約束がある場合は、合わせて名刺にもメモしておくと漏れがないので安心です。
長々書くとかえって分かりづらくなってしまうので、簡潔にまとめてメモするのがおすすめです。
また、社内で情報共有する可能性も考えて、誰が見ても分かりやすい内容にしましょう。
このとき、ネガティブな内容や悪口と捉えられるような書き方をするのはNGです。
ネガティブな内容を書き残すと、後で誤解やトラブルに発展するリスクがあるためです。
2.帰社後にメモ内容を整理する
自社で名刺管理ソフトなどを運用している場合は、名刺にメモ書きした内容も登録するようにしてください。
このとき、名刺のメモ書きを元により具体的に内容を登録しておくのがおすすめです。
具体的な内容を登録しておけば、担当者が変わった場合でもスムーズに引継ぎできるので、相手に手間をかけてしまうこともありません。
帰社したら忘れないうちに内容を整理し、社員全体が把握できるように登録しておきましょう。
3.プライベートな情報の書き込みは避ける
相手の名刺にメモ書きをするときには、プライベートな内容の書き込みはしないほうが無難です。
万一、名刺を紛失した場合に、相手の個人情報やプライベート情報が流出してしまうからです。
「〇〇に住んでいる」「週末は〇〇でゴルフを楽しんでいる」「〇〇でよくランチする」など、個人や行動範囲などを特定できる情報は避けましょう。
自分の名刺にメモ書きして相手に渡すときの3つのポイント
相手の名刺にメモをするだけでなく、自分の名刺にアピールポイントや簡単なお礼の言葉を添えて渡すことで、相手に特別感を与え、自分の印象をより強く残すことが可能です。
ここでは、自分の名刺にメモ書きして相手に渡すときのポイントを、以下の3つ解説します。
- 名刺裏面にメモ欄をデザインしておく
- 事前に記入して準備しておく
- メッセージはプラスの内容にする
それぞれについて、詳しく解説していきます。
3.名刺裏面にメモ欄をデザインしておく
名刺にメッセージを記入する場合、あらかじめメモ欄をデザインしておくのがポイントです。
何もない白紙の状態にメッセージを書き込むと、斜めになってしまうなど見栄えが悪くなるかもしれません。
名刺テンプレートにはさまざまなメモ欄が用意されているので、好みや会社の雰囲気に合うデザインを選んで作成してみてください。
MEMOと記載されていたり、罫線の引いてあるデザインが分かりやすくておすすめです。
自分でメッセージを記入しない場合は、「よければメモ欄に使ってください」と相手に伝えると丁寧で良いでしょう。
1.事前に記入して準備しておく
自分の名刺にメモを記入して渡す場合、打ち合わせや商談の前に事前に準備しておくのがポイントです。
相手の名刺へのメモ書きと同様、自分の名刺であっても相手の目の前で書くのはあまりおすすめできません。
相手へのメッセージなどは、自社で記入してから渡すようにしましょう。
また、メモ書きする場合は、裏面などのスペースが十分取れる場所に記入してください。
表面に記入してしまうと、社名や自分の名前が見づらくなってしまい、雑多な印象を与えることになります。
内容はコンパクトにまとめ、裏面に丁寧に書き込むのが大切です。
2.メッセージはプラスの内容にする
名刺に書き込むメッセージをポジティブな内容にするのも、大切なポイントの1つです。
たとえば、以下2つの文章を比較してみてください。
- お忙しい中、お時間を作ってくださりありがとうございます。
- お会いできるのを心待ちにしておりました。
どちらも、相手に伝えるメッセージとしてよく見かける文章ですが、後の方が明るくプラスな印象を抱くと思います。
もちろん、感じ方は受け取る相手によって異なるので、前の文章が丁寧で良いと思う人もいるかもしれません。
ただ、どんなメッセージでも相手にとってプラスになっているか考えて記入するようにしましょう。
メモ書きした名刺の活用方法3選
実際に、メモ書きした名刺はどのようなことに活用できるのでしょうか。
ここでは、メモ書きした名刺の活用方法を、以下の3つ紹介します。
- 自分を印象付けるために使う
- 飛び込み営業時にメッセージを伝える
- 相手が不在の場合に置手紙として使う
ビジネスを良い方向へと導くきっかけにもなるので、ぜひ参考にしてみてください。
1.自分を印象付けるために使う
「名刺交換だけでは相手のことをなかなか覚えられない」という悩みは、名刺を渡す相手も同様に感じています。
とくに、営業職などの場合は毎日のように名刺交換を行うため、「どれが誰の名刺だろう？」と分からなくなってしまうことも珍しくありません。
しかし、メモ欄に手書きのメッセージを書き込んだ名刺は珍しいため、相手の印象に残りやすくなります。
また、プラスの内容を記入しておけば好印象も与えられるので、「丁寧で素敵な人だな」「この人と仕事がしたい」などと感じてもらいやすくなるのです。
名刺の裏面にスペースがある場合は、自分を印象付けるためにもメッセージを書き込んでみてください。
2.飛び込み営業時にメッセージを伝える
アポイントを取らずに飛び込みで営業する場合、担当者が会ってくれなかったりと話をできないこともあるでしょう。
そんな時、資料などと合わせてメッセージを記入した名刺を渡しておけば、「一度会って話を聞いてみようかな」と、ビジネスにつながる可能性もあります。
担当者に会えないからといってそのまま帰社してしまえば、何も生み出しません。
しかし、「ぜひ一度お会いしたいです」「資料内容にご興味があればご連絡ください」といったメッセージを記入した名刺を渡しておけば、後日連絡を貰えるかもしれません。
営業ツールとして名刺を最大限活用したい方は、ぜひ試してみてください。
3.相手が不在の場合に置手紙として使う
訪問先の相手が不在だった場合は、名刺にメッセージを書き込んで置手紙のように使うのもおすすめです。
メッセージを記入した名刺を置いておけば、誰が訪問してきたのか分かりやすいだけでなく、好印象を与えられます。
ただ、メッセージを書き込む際は、プラスの内容になるように注意が必要です。
たとえば、「お会いできず残念です」では少しネガティブな印象を与えてしまうので、「次回お会いできるのを楽しみにしております」と記入しましょう。
プラスの内容が記入してあることでより印象は良くなり、次につながりやすくなります。
名刺の裏面活用については、以下の記事でも解説していますので、参考にしてみてください。
まとめ
本記事では、名刺にメモを取る際のポイントや注意点、自分の名刺にメモ書きする際のポイントと活用方法をご紹介しました。
名刺へのメモ書きは、相手のことを覚えやすくするだけでなく相手へ良い印象を与えられるなど、さまざまなメリットがあります。
しかし、「相手の目の前ではメモを記入しない」「プラスの内容を書く」といったポイント・注意点を抑えておかなければ、かえって失礼にあたる可能性もあるので覚えておきましょう。
名刺へのメモ書きを上手く活用すれば、ビジネスチャンスを拡げられるので、ぜひご紹介した内容を参考にしてみてください。
