【例文あり】名刺交換後のお礼メール｜4つのポイントと注意点を解説

ビジネスマンであれば日々多くの方と名刺交換を行うと思いますが、名刺交換後のお礼メールについて意識したことはあるでしょうか？

「送った方がいいのかな？」「どんなメールを送ればいいのだろう？」と迷うかもしれませんが、適切なタイミング・内容のお礼メールは、その後のビジネスに良い効果をもたらしてくれます。

そこで本記事では、名刺交換のお礼メールの必要性や得られる効果、お礼メールを送る際のポイント・注意点を解説します。

名刺交換のお礼メールの必要性は？

名刺交換後のお礼メールについて迷っている方も多いと思いますが、結論から言うとお礼メールは送るべきです。

日々多くの方と接するビジネスマンの場合、名刺交換をしただけでは印象に残らず、忘れられる可能性が高くなってしまいます。

せっかくの名刺交換を無駄にしないためにも、周りとの差別化を図り、自分のことを印象付ける必要があるのです。

お礼メールを送っておけば、「今日、名刺交換した〇〇さんだ」と相手に再度確認してもらえるため、印象に残りやすくなります。

また、お礼メールをきっかけにやり取りが続き、次の約束を取り付けられることもあるでしょう。

名刺交換のお礼メールは必須ではないものの、営業成績・売上アップにもつながるため、必要性は高いと言えます。

名刺交換のお礼メールで得られる3つの効果

名刺交換のお礼メールを送ることで得られる効果は、大きく3つあります。

どれもビジネスマンにとって重要な要素なので、詳しく見てみましょう。

自分のことを印象付けられる

名刺交換後にお礼メールを送ると、会社名や名前などの情報を再度確認してもらえるため、相手に自分のことを印象付ける効果があります。

会社訪問や商談、交流会などで多くの人と名刺交換を行う方の場合、改めて名刺を見た時には「誰の名刺だったかな？」と分からなくなってしまうかもしれません。

しかし、お礼メールを見て思い出してもらえれば、相手の印象にも残りやすくなります。

相手の印象に残り、後日仕事の連絡をもらえることもあるでしょう。

好印象を与えられる

お礼メールを送ることで、「丁寧な人」「礼儀正しい人」と相手に好印象を与えられるのも効果の1つです。

もちろん、お礼メールだけでなく名刺交換での印象も大切なので、マナーはきちんと覚えておかなければいけません。

しかし、名刺交換後にお礼メールを送らない人は多いため、周りとの差別化にもなり、好印象を持ってもらえます。

新たな仕事につながる

名刺交換のお礼メールは、新たな仕事にもつながるのが特徴です。

たとえば、交流会での名刺交換に対するお礼メールを送る場合、「改めてお話の機会をいただけますと幸いです」などと記載しておくことで、後日商談に繋がる可能性があります。

また、「不明点はいつでもお問い合わせください」と記載しておけば、問い合わせから成約につながることもあるでしょう。

お礼メールをきっかけにやり取りが続けば、商談の機会を得られたり、契約に結びつく確率も高まります。

名刺交換のお礼メールを送る際のポイント4つ

名刺交換のお礼メールを送る際、ただ普通にメールを送るだけでは先述した3つの効果を得られません。

相手の印象に残り、ビジネスチャンスを広げるためにも、4つのポイントを意識しておいてください。

お礼メールは当日中に送る

名刺交換のお礼メールは、当日中に送るのがポイントです。

名刺交換から日数が空くと印象は少しずつ薄れてしまうため、完全に忘れられてしまわないように早めに送らなければいけません。

「どんな人だったのか」「どんな会話をしたのか」など、記憶が鮮明に残っているうちにお礼メールを送るようにしましょう。

もし、当日中にお礼メールができない場合も、翌日には送るようにしてください。

お礼が遅れた場合は、「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」などと一文添えておくと丁寧です。

当日のエピソードから興味を伝える

名刺交換当日の会話や、相手から教えてもらった情報などをお礼メール内に記載し、興味を伝えるのも有効です。

たとえば、「〇〇様から教えてもらった話が印象的でした」「自分も〇〇様がおすすめしていた商品を使ってみます」のように、会話の内容と自分が感じた感想などを記載します。

具体的な内容を記載しておけば顔と名前が一致しやすくなるため、より相手の印象に残るようになります。

また、「自分との会話に興味を持ってくれた」となれば、相手も嬉しい気持ちになるでしょう。

あまりにも踏み込んだ内容を記載するのはNGですが、当日の会話を覚えておいてお礼メールに記載するのは大切なポイントです。

簡潔な内容にする

お礼メールはだらだらと長く書くのではなく、相手がさっとチェックできるように簡潔な内容にするのもポイントです。

相手に手間をかけないように、件名だけでも何のメールか分かるようにしておいてください。

「返信不要」と記載しておく

簡潔な内容にするのと合わせて、「返信不要」の文言も記載するのがポイントです。

お礼メールで相手に気を遣わせてしまっては逆効果なので、メールの最後などに忘れず記載しましょう。

詳しい記載方法は次項の例文でご紹介していますので、参考にしてみてください。

名刺交換のお礼メール例文

実際に、以下の3パターンのお礼メールをご紹介します。

会社訪問・商談後のお礼メール

会社訪問や商談時に名刺交換をした場合のお礼メール例文は以下です。

件名には分かりやすく「商談のお礼」などと記載します。

また、本文には商談中に会話した内容や相手の趣味に関する話などを盛り込むのがおすすめです。

ただし、記載する内容が無い場合や長くなってしまう場合は省いても問題ありません。

交流会・セミナー後のお礼メール

交流会やセミナーで名刺交換をした場合のお礼メール例文は以下です。

基本的に会社訪問や商談後のお礼メールと内容は変わりません。

しかし、交流会やセミナーの方が名刺交換を行う人数も多くなるため、エピソードを詳細に入れるようにしましょう。

詳細なエピソードを記載しておいた方が、相手にも思い出してもらいやすく、印象に残ります。
 

名刺を切らしていた場合

予期せぬ名刺交換や名刺切れなどで名刺を持ち合わせていなかった場合、メールで謝罪をしておくのが有効です。

名刺は常に持ち歩いて置くのがビジネスマンの基本です。

しかし、万一持ち合わせていない場合も、口頭・メールでお詫びをしておけば印象を損なうことはないでしょう。

名刺を郵送する場合は、以下の記事も参考にしてみてください。

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名刺交換のお礼メールを送る際の注意点3つ

名刺交換のお礼メールを送る際のポイント・例文が分かったところで、注意点についても知っておいてください。

ここでは、3つの注意点をご紹介します。

複数人で別々にお礼メールを送らない

名刺交換の相手が1人でこちら側が複数人の場合、お礼メールは代表者が送るようにしてください。

役職の高い1名が代表で送るか、連名で送るのが良いです。

複数人が別々でメールを送ると、相手にメールチェックの手間をかけてしまうだけでなく、連携の取れていない会社といった印象を与えてしまいます。

事前に社内ルールの確認を行い、認識の違いがないように注意しなければいけません。

相手が複数人の場合は個別に送信する

反対に、こちらが1人で相手が複数人いた場合は、それぞれ個別にお礼メールを送ります。

送る人・送らない人と差が生まれるのは良くないので、漏れのないように名刺を確認しながら丁寧に送ってください。

ただし、商談の場合は同報送信でも問題ありません。

お礼メールが遅れた場合は一言添える

ポイントでもご紹介しましたが、お礼メールの送信が遅れてしまった場合は、一言添えるのが大切です。

たとえば、「遅くなり申し訳ございません」や「〇月〇日に交流会で名刺交換をした□□です」など、謝罪と合わせていつ名刺交換をしたのか日付があると分かりやすいでしょう。

まとめ

本記事では、名刺交換のお礼メールの必要性や得られる効果、送る際のポイント・注意点、例文をご紹介しました。

名刺交換のお礼メールは、好印象を与えたり新たな仕事につながるなど、ビジネスを好転させる効果があります。

必須ではないものの、周りのビジネスマンと差を付けるためにも、名刺交換とお礼メールはセットで考えておきましょう。

例文も参考にしながら、ぜひ名刺交換のお礼メールを積極的に送ってみてください。