スーツを着た女性名刺は個人情報にあたるの？
男性適切に名刺を管理するにはどうすればいい？
名刺には会社名や個人名、連絡先などの情報が表記してあるため、大切な情報として扱わなければいけません。
しかし、個人情報にあたるのか、個人情報保護法とどう関係しているのかなど、分からないことも多いかと思います。
そこで本記事では、名刺は個人情報にあたるのか、個人情報保護法の管理対象になる場合とならない場合、名刺管理のポイントについて解説します。
- 名刺は個人情報にあたるのか？
- 名刺が個人情報保護法の管理対象になる場合とならない場合
- 個人情報保護法における名刺管理のポイント4つ
- 個人情報保護法に基づいて適切に名刺管理をするには
エコみどり適切に名刺管理する方法もご紹介していますので、名刺の個人情報について知りたい方や管理方法で困っている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
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名刺は個人情報にあたるのか？
「名刺は個人情報にあたるの？」と疑問に思う方もいるかもしれませんが、結論から言うと名刺は個人情報にあたります。
理由は、会社名や名前、住所、連絡先といった個人を特定できる情報がまとめて表記されているからです。
しかし、個人情報保護法の管理対象になるかどうかは、名刺の情報をどのように保有しているのかで異なります。
名刺は元々、自分や会社の情報を広く知ってもらってビジネスにつなげる目的があるため、紙の名刺をそのまま持っているだけでは、個人情報保護法の管理対象にならないのです。
次項からは、名刺が個人情報保護法の管理対象になる場合・ならない場合を詳しく解説します。
名刺が個人情報保護法の管理対象になる場合
名刺が個人情報保護法の管理対象になるのは、主に以下の場合です。
- 名刺をデータベース化している
- 名刺をファイリングしている
それぞれ、詳しく解説していきます。
名刺をデータベース化して管理している
名刺をデータベース化して管理している場合、「個人情報データベースを所有・管理している事業者である」とみなされるため、個人情報保護法の管理対象になります。
名刺管理ソフトや文書ソフトなど、データベース化の方法はさまざまですが、名刺の情報を容易に検索できるようにしている場合は、個人情報データベース所有者として規制の対象になるのです。
なお、ここでの事業者は法人・個人に関係なく、名刺をデータベース化して管理していれば全ての方が当てはまります。
フリーランスの方など、所有している情報が少なくても該当するため注意しましょう。
50音順に名刺をファイリングしている
名刺を50音順に並べるなどしてファイリングしている場合も、個人情報保護法の管理対象になります。
理由は、データベース化と同様、名刺の情報を容易に検索できるからです。
デジタルだけでなく、アナログな管理方法であっても、見やすくファイリングしている場合は対象になると覚えておいてください。
データベース化やファイリングした名刺情報が漏洩してしまった場合、個人情報保護法違反になります。
罰金を科されるだけでなく、社会的な信用を失うことにつながるため、管理には注意が必要です。
名刺が個人情報保護法の管理対象にならない場合
名刺が個人情報保護法の管理対象にならないのは、主に以下の場合です。
- 自分の名刺を第三者に渡す
- 名刺や名刺入れの紛失
- データベース化せずに名刺を保有する
それぞれ、詳しく解説していきます。
自分の名刺を第三者に渡す
先述したように、名刺は自分のことを知ってもらったり、ビジネスにつなげる目的があります。
そのため、名刺交換などで自分の名刺を第三者に渡す場合は、個人情報保護法の管理対象になりません。
名刺・名刺入れの紛失
名刺や名刺入れは、個人情報保護法の管理対象ではありません。
そのため、万一名刺交換後に相手の名刺や名刺入れ自体を紛失してしまった場合も、個人情報保護法違反には問われないのが特徴です。
しかし、名刺は個人情報であることに変わりないため、紛失しないように適切な管理が求められます。
個人情報保護法違反に問われないからと言って雑に管理していては、無駄なトラブルを招きかねないので注意しましょう。
データベース化せずに名刺を保有する
名刺の情報をデータベース化せずに管理している場合も、個人情報保護法の管理対象になりません。
たとえば、名刺交換で頂いた名刺を整理せず束にして置いているなど、容易に検索できない状態が該当します。
データベース化していなければ、万一の場合も個人情報保護法違反にはなりません。
しかし、整理できていない名刺はビジネスに上手く活かせないため、適切な方法での管理が必要です。
個人情報保護法における名刺管理のポイント4つ
個人情報保護法違反に問われないためにも、名刺管理のポイントを知る必要があります。
ここでは、大きく4つのポイントを見てみましょう。
安全管理措置を取る
安全管理措置とは、個人情報漏洩を防ぐために個人情報保護法で設定されている措置を指します。
具体的には以下4つです。
・組織的安全管理措置
責任者や個人情報に関するルールを決定し、組織体制の整備を行います。
・人的安全管理措置
名刺の個人情報に関する研修などを行い、従業員の教育を図ります。
・物理的安全管理措置
名刺の情報を持ち出すなど、物理的な情報漏洩を防ぎます。
・技術的安全管理措置
システム面でのセキュリティ対策を行います。
4つの安全管理措置を徹底することで、適切に個人情報を管理できるようになります。
名刺の利用目的を守る
名刺は、自己紹介や仕事上の連絡を取ることを目的として交換するのが一般的です。
これらの目的以外での利用は禁止されているため、名刺の利用目的をきちんと守らなければいけません。
たとえば、名刺に記載してあるアドレスに勝手にメルマガを送るような行為は違反にあたります。
目的以外で利用したい場合は、相手からの同意を得ておかなければいけないため注意が必要です。
名刺情報を第三者に提供する場合は承諾を得る
名刺の情報を第三者に対して提供する場合、情報主体である本人の承諾が必要です。
また、データを提供する第三者の氏名や、データを渡す経緯についても記録・保存しなければいけません。
ただ、他社とデータを共同利用する場合や業務委託にデータが必要な場合は、第三者に該当しません。
不要な名刺は丁寧に処理する
名刺の管理だけでなく、処分する際も注意して扱わなければいけません。
名刺をそのままの状態でゴミ箱などに捨ててしまうと、個人情報が漏洩してしまう可能性もあるため辞めましょう。
不要な名刺を処理する場合は、必ずシュレッダーにかけて情報が分からないようにしてください。
個人情報保護法に基づいて適切に名刺管理をするには
名刺管理のポイントをご紹介しましたが、個人情報保護法に基づいて適切に名刺管理をするにはどうすれば良いのでしょうか。
ここでは、具体的に2つの方法をご紹介します。
名刺管理ソフトを活用する
名刺管理ソフトは、名刺の情報を登録・管理できるソフトです。
必要な情報をすばやく検索できるだけでなく、社内全体で情報共有も可能なので、業務の効率化につながります。
また、セキュリティ対策も万全なので、個人情報保護法においても安心です。
名刺管理ソフトにはパッケージ版とクラウド版があり、料金や機能などもソフトごとに異なるので、自社に合う名刺管理ソフトを導入するのが大切です。
名刺管理ソフトについて、以下のページでも詳しくご紹介していますので参考にしてみてください。
名刺データのバックアップを取っておく
名刺管理ソフトと合わせて重要なのが、名刺データのバックアップです。
ソフトによっては、名刺データのバックアップ機能が付いていることもありますが、万一の場合に備えて名刺データのバックアップは取っておくと安心です。
名刺を安全に処分するには
名刺管理のポイントでも触れましたが、名刺はシュレッダーなどを活用して安全に処分しなければいけません。
繰り返しになりますが、破ってゴミ箱に捨てるなどは情報漏洩につながる危険な処分方法なのでやめてください。
また、名刺は日々増えていくため、あらかじめ処分するタイミングなども定めておくと良いです。
名刺を安全に処分する方法については、以下のページでもご紹介しておりますので参考にしてみてください。
まとめ
本記事では、名刺は個人情報にあたるのか、個人情報保護法の管理対象になる場合とならない場合、名刺管理のポイントや適切に名刺管理する方法をご紹介しました。
名刺は、保有形態によって個人情報保護法の対象になるかどうかが異なります。
しかし、大切な情報であることには変わりないので、ポイントを押さえて適切な管理を目指しましょう。
名刺の適切な管理・運用は、ビジネスにおいても良い効果をもたらしてくれます。
